Datenschutzhinweis

Informationen zur Datenverarbeitung

V2 (022024)

Für die Bearbeitung von Bewerbungen nutzt ADMIRAL den Dienst onlyfy application manager (by XING). Mit dieser Datenschutzerklärung werden Sie über die Verarbeitung Ihrer Daten durch den Dienst onlyfy application manager sowie durch ADMIRAL informiert.

Gemeinsame Verantwortlichkeit

Hinsichtlich des Zusammenwirkens im Unternehmens-Account von ADMIRAL besteht eine sogenannte gemeinsame Verantwortlichkeit von ADMIRAL und New Work SE gemäß Art. 26 DSGVO, da sie i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO gemeinsam über Zwecke und Mittel der Verarbeitung bestimmen. Die aktuelle Version der Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO, die die New Work SE mit den Unternehmen schließt, die onlyfy application manager nutzen, können Sie hier als Anhang zu den AGB https://www.xing.com/terms/onlyfy-one einsehen, um sich über das Wesentliche der Vereinbarung zu informieren.

Datenverarbeitung durch die New Work SE

onlyfy application manager ist Teil des umfassenden Dienstes XING der New Work SE, der den Zweck verfolgt, durch eine Vielfalt unterschiedlicher Anwendungen (onlyfy application manager ebenso wie das berufliche soziale Netzwerk bzw. Job-Netzwerk XING, kununu etc.) zur Verbesserung und Vereinfachung des Berufslebens der Nutzer beizutragen sowie die Arbeitswelt für den Einzelnen erfüllender und gleichzeitig Unternehmen noch erfolgreicher zu machen. Bei onlyfy application manager als Teil des umfassenden Dienstes XING handelt es sich um eine Online-Plattform, auf der bzw. über die Talente und Unternehmen zusammenkommen.

Hinsichtlich der Datenverarbeitung für die die New Work SE allein verantwortlich oder im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit mit ADMIRAL zuständig ist, erhalten Sie nähere Informationen in der Datenschutzerklärung von XING, https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung. Dort finden Sie auch die Kontaktdaten der New Work SE sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten der New Work SE.

Bewerbungen mit onlyfy application manager

Mit Absenden der Bewerbung gehen Sie ein Nutzungsverhältnis mit der New Work SE ein, um Ihre Bewerbung(en) abwickeln zu können. Sie erhalten des Weiteren Support-Leistungen und die New Work SE kann Ihnen weitere Möglichkeiten aufzeigen, die Sie in Ihrem Berufsweg unterstützen können. Es wird nicht automatisch ein öffentliches Profil im beruflichen sozialen Netzwerk bzw. Job-Netzwerk XING für Sie erstellt. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten durch die New Work SE ist folglich insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Verarbeitung in Erfüllung eines Vertrages).

Unterbrechung Ihrer Online-Bewerbung

Das Erstellen Ihrer Online-Bewerbung können Sie jederzeit unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. Zu diesem Zweck werden Cookies eingesetzt. Von Ihnen bereitgestellten Daten zum Anlegen des Benutzerkontos sowie hochgeladene Dokumente werden im Unternehmens-Account von ADMIRAL in onlyfy application manager erfasst. Die Daten bleiben auch dann erfasst, wenn Sie eine Bewerbung unterbrechen und/oder nicht abschließen. In diesem Fall wird Ihre Bewerbung als unvollständig markiert und die Daten bleiben für ADMIRAL eingeschränkt einsehbar.

Hinweise zu speziellen Funktionen von onlyfy application manager

Kalenderfunktion

Wenn die Kalenderfunktion verwendet wird, werden Ihre Daten im Rahmen und zum Zweck der Terminvereinbarung im Bewerbungsverfahren verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO. Die Kalenderfunktion wird von einem IT-Dienstleister (Cronofy Ltd., Vereinigtes Königreich) zur Verfügung gestellt. Das Vereinigte Königreich ist auf Grund des Angemessenheitsbeschlusses der europäischen Kommission als sicheres Drittland eingestuft. Hier finden Sie nähere Informationen zum Datenschutz von Cronofy: https://www.cronofy.com/gdpr/ und https://docs.cronofy.com/policies/privacy-notice/.

WhatsApp Bewerbung

Soweit Sie die Bewerbung-per-WhatsApp Funktion nutzen, ist Rechtsgrundlage für die Kommunikation Ihre jederzeit widerrufliche Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO). Bei einer Bewerbung via WhatsApp werden über einen WhatsApp-Chat alle notwendigen Bewerberinformationen abgefragt. Die Daten werden dann über einen Dienstleister direkt in onlyfy application manager eingespielt und dort im Rahmen und zum Zweck des normalen Bewerbungsprozesses weiterverarbeitet.

Die Bewerbung-per-WhatsApp Funktion wird von einem IT-Dienstleister (PitchYou) zur Verfügung gestellt, der hierzu Zugriff auf Ihre Daten nehmen kann. Weitere Informationen finden Sie hier: https://www.pitchyou.de/datenschutz. Kandidatendaten aus „Bewerbung per WhatsApp" werden über eine Schnittstelle in onlyfy application manager übertragen und unmittelbar nach der Übertragung aus der „Bewerbung per WhatsApp" Infrastruktur in PitchYou gelöscht. Die weitere Verarbeitung erfolgt dann ausschließlich direkt in onlyfy application manager.

Bitte beachten Sie, dass Sie zur Bewerbung Ihren eigenen privaten WhatsApp Account verwenden und daher eine Übermittlung, insbesondere in die USA, nicht ausgeschlossen werden kann.Die Datenschutzinformationen von WhatsApp, etwa zu deren Verarbeitungen oder zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte gegenüber WhatsApp, finden Sie hier: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea.

Nach Ihrer Einwilligung wird Ihre Bewerbung via WhatsApp durch PitchYou an onlyfy application manager übermittelt. Ein Widerruf der Übermittlung ist jederzeit möglich. Ihre Bewerberdaten werden jedoch nach der Übertragung an onlyfy application manager in der Infrastruktur von PitchYou ohnehin gelöscht, so dass eine weitere Verarbeitung durch PitchYou nicht stattfindet.

Anwendbarkeit des Schweizer Datenschutzgesetzes

Das Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (Schweizer DSG) gilt für Sachverhalte, die sich in der Schweiz auswirken, auch wenn sie im Ausland veranlasst werden. Diese Datenschutzerklärung dient entsprechend sowohl der Information gemäß EU-DSGVO also auch gemäß Schweizer DSG. Es werden die Begriffe der EU-DSGVO verwendet, also insbesondere „Verarbeitung“, „personenbezogene Daten“, „berechtigtes Interesse" sowie "besondere Kategorien von Daten" statt der im Schweizer DSG verwendeten Begriffe „Bearbeitung“, „Personendaten“, "überwiegendes Interesse" und "besonders schützenswerte Personendaten". Wenn das Schweizer DSG anwendbar ist, bestimmen sich die entsprechenden Begriffe nach dem Schweizer DSG. Den Namen und die Adresse unserer Vertretung in der Schweiz finden Sie im Impressum | XING.

YOUR PERSONAL DATA IN THE APPLICATION PROCESS

Version 2.0 (September 2024)

Information on data protection pursuant to Articles 13 and 14 GDPR

We are delighted that you are interested in applying for a position at the ADMIRAL Group. Transparency and reliable handling of your personal data form an important basis for a good working relationship. Accordingly, we are providing you with information on how we process your data and how you can exercise your rights under the General Data Protection Regulation (GDPR). The following information gives you an overview of how your personal data are collected and processed in the course of the application process. Please read this privacy policy carefully before submitting your application.

1. General information

a) Who is the data controller?

The controller within the meaning of Article 4(7) GDPR is

ADMIRAL Sportwetten GmbH
Novomaticstraße 5, A-2352 Gumpoldskirchen

and

ADMIRAL Casinos & Entertainment AG
Griesfeldstraße 15, A-2351 Wiener Neudorf

and

ADMIRAL Technologies GmbH
Novomaticstraße 5, A-2352 Gumpoldskirchen

and

HTM Hotel- und Tourismus-Management GmbH
Griesfeldstraße 15, A-2351 Wiener Neudorf

b) How can the data protection officer be contacted?

For all questions concerning data protection, please contact the ADMIRAL Group’s data protection officer by email at datenschutz@admiral.at.

2. What data are processed?

2.1. The following data or categories of data are processed in order to implement the application:

  • Applicant’s basic data (name, salutation, email address, telephone number, home address, date of birth);
  • qualification data (cover letter, motivation letter, curriculum vitae, previous activities, professional qualifications and skills);
  • additional voluntary information, such as an application photograph or other information that you voluntarily provide or upload with your application;
  • additional questions dependent upon the respective advertisement (e.g. driving licence, nationality);
  • communication between you and us, as well as comments and evaluations written about you in the course of your application process;
  • other categories of data, e.g. publicly accessible professional data, such as profiles on professional social media networks like XING or LinkedIn;
  • with regard to special categories of personal data, if you voluntarily provide information in your application documents that includes special categories of personal data within the meaning of Article 9(1) GDPR (e.g. information about your health or information that allows conclusions to be drawn about your sexual orientation, ethnicity or religion), we will only process these data to the extent permitted by law.

2.2. Feedback questionnaire

To optimise our application processes and improve ourselves as an employer, we offer you the opportunity to submit your personal feedback and will send a feedback questionnaire to the email address you provided. If you participate in the survey, your feedback, title and location of the position, job category and, if applicable, type of employment for which you have applied will be recorded. This information will then be transmitted to kununu GmbH and possibly other verified review platforms, and published without naming you.

Kununu will not be able to establish a link to your personal details. However, please note that other parties, such as your employer, may be able to identify you based on the information you provide in the published feedback.

3. For what purposes and on what legal basis do we process your data?

a) Implementation of pre-contractual measures and performance of the contract – Article 6(1)(b) GDPR

Your personal data will be processed as part of preparing the employment relationship, i.e. for the purposes of staff selection, filling vacant positions, and subsequently preparing your contract of employment, if applicable. The scope of the data to be collected is determined by the position to be filled and associated legal and internal company requirements.

The need to implement pre-contractual measures and the performance of a contract pursuant to Article 6(1)(b) GDPR form the legal basis for this processing.

b) Consent – Articles 6(1)(a) and 9(2)(a) GDPR

If you voluntarily consent to the processing of certain personal data, then your consent forms the legal basis for processing these data. Inter alia, this applies to additional information that you have voluntarily provided or uploaded in the course of your application.

Your personal data will also be processed on the basis of your consent in the following cases:

  • you can agree to have your application documents included in the applicant pool after the current application process so that you can be considered for future personnel selections;
  • if your application is successful, we offer you the opportunity to submit all the documents required for the preparation of the employment contract via the Candidate Centre. Documents from the application process are then stored in our digital personnel file;
  • your consent also forms the legal basis for processing the information and feedback you provide in the feedback questionnaire;

You have the right to withdraw your consent at any time, effective for the future. If possible, please send your withdrawal of consent by email to recruiting@admiral.at. The legitimacy of processing your data prior to the withdrawal remains unaffected.

c) Data processing to safeguard legitimate interests – Article 6(1)(f) GDPR

In certain cases, we process your data to protect our legitimate interests or those of third parties. A legitimate interest would exist if your data are required in order to assert, exercise or defend against legal claims that arise during the application process (e.g. claims under the Gleichbehandlungsgesetz [Austrian Equality of Treatment Act]), for example. In the event of litigation, we have a legitimate interest in processing the data for evidentiary purposes.

We also have a legitimate interest in processing professional data that you have published. In particular, this includes viewing profiles on relevant social media networks such as XING or LinkedIn.

Another legitimate interest is to prevent and defend against attempts at fraud and technical attacks.

4. Who will your data be shared with?

The HR department of companies within the ADMIRAL Group will process your data. If required for the position you are applying for, other internal bodies, such as specialised units or departments within our company, may also be involved in the processing of your data.

We use the onlyfy application manager application system from New Work SE, Am Strandkai 1, D-20457 Hamburg. Your data will be processed by ADMIRAL and New Work SE as joint controllers pursuant to Article 26 GDPR. You will find more detailed information at the beginning of this privacy policy.

5. How long will your data be stored?

We will store your personal data until a decision has been made with regard to your application. If an employment relationship does not materialise, we will continue storing your data for as long as is necessary to defend against potential legal claims. As a rule, your data will be deleted within seven months of the application process ending.

If an employment relationship does not materialise, but you have given us your consent for the continued storage of your data (applicant pool), we will store your data until you withdraw your consent, but for no longer than an additional 24 months. We may store your data for a longer period if there is a specific reason for so doing (in particular, for defence against potential legal claims).

Should you withdraw your application before the end of the application process, i.e. delete your data and your account, then the stored data will be blocked for the duration of the ongoing application process and permanently deleted seven months after the application process ends.

You can delete your candidate profile and application documents at any time. You also have the option to request restriction of processing or erasure.

6. Are you obliged to provide your personal data?

The provision of your data is necessary for the implementation of the application process and any subsequent contract conclusion. If you do not provide us with the necessary personal data, we will not be able to carry out the application process or consider your application.

7. What rights do you have in relation to the processing of your data?

You have the right to:

  • request access to your personal data in accordance with Article 15 GDPR;
  • request that your personal data be rectified or completed in accordance with Article 16 GDPR;
  • request the erasure of your personal data in accordance with Article 17 GDPR;
  • request the restriction of the processing of your personal data in accordance with Article 18 GDPR;
  • request that the personal data you have provided to us be transmitted to you or to another controller in accordance with Article 20 GDPR;
  • object to the processing of your personal data in accordance with Article 21 GDPR;
  • withdraw your previously granted consent at any time, having effect for the future.

You have the option to lodge a complaint with a supervisory authority if you believe that the processing of your data violates data protection legislation or your rights to data protection have been violated in any other way. The Austrian Data Protection Authority (https://www.dsb.gv.at), Barichgasse 40-42, A-1030 Vienna, is responsible in Austria.

If you wish to exercise any of the above rights, please contact the ADMIRAL Group’s data protection officer by email at datenschutz@admiral.at.

We can only process your request after your identity has been unequivocally verified and appreciate your understanding in this regard